Wyjazdy służbowe często wiążą się z koniecznością dojazdu i przemieszczania się po mieście swoim prywatnym samochodem, co przekłada się na szereg problemów związanych z rozliczaniem delegacji, przeliczaniem kilometrówki czy eksploatacją pojazdu należącego do pracownika. Rozwiązaniem, które przychodzi tutaj z pomocą, jest wynajem samochodu na wyjazd służbowy. Zobacz, jak wygląda planowanie podróży wynajętym przez firmę samochodem i jakie korzyści za sobą niesie!
Wynajem samochodu na wyjazd służbowy — dlaczego warto?
Wyjazdy służbowe są na stałe wpisane w charakterystykę niektórych stanowisk pracy, a pracodawcy chcący zapewnić swoim podwładnym optymalne warunki do podróży coraz częściej decydują się na wynajem krótkoterminowy lub długoterminowy auta z wypożyczalni. Wynajem samochodu na wyjazd służbowy niesie za sobą wiele korzyść, wśród których można wymienić aspekty, takie jak:
- zapewnienie komfortu pracownikowi wybierającemu się w podróż służbową;
- zwiększenie szans na szybkie i sprawne dotarcie pracownika na czas poprzez uniknięcie konieczności korzystania z transportu publicznego;
- kreowanie pozytywnego wizerunku firmy;
- oszczędności generowane przez zmniejszenie kosztów przemieszczania się po miejscu docelowym, w którym pracownik poruszałby się taksówkami;
- łatwiejsze rozliczenie kosztów podroży służbowej;
- zbieranie punktów lojalnościowych w wypożyczalni samochodowej, które pozwalają na uzyskanie dodatkowych korzyści, takich jak np. możliwość wyboru samochodu czy podwyższenia klasy pojazdów.
Zdecydowanie się na wynajem samochodu na wyjazd służbowy to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, dlatego coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z oferty wypożyczalni samochodowych funkcjonujących we wszystkich dużych miastach.
Jak wygląda wynajem samochodu na wyjazd służbowy?
Wynajem samochodu na wyjazd służbowy może wyglądać różnie w zależności od warunków najmu przedstawionych przez wypożyczalnię, a także preferencji klientów. Jednak uogólniając, proces ten składa się zazwyczaj z kilku podstawowych etapów:
- wybór wypożyczalni samochodów, z którą firma chce współpracować — na tym etacie, warto zwrócić uwagę na ceny, a także dostępność floty samochodowej oraz warunki najmu obowiązujące w danej firmie;
- wybór samochodu, który spełni oczekiwania pracownika;
- rezerwacja samochodu na odpowiedni czas oraz ustalenie warunków wynajmu, takich jak limit kilometrów czy okres trwania najmu;
- odbiór zarezerwowanego samochodu, podczas którego konieczne jest przedstawianie dokumentu tożsamości, prawa jazdy i dowodu rezerwacji;
- eksploatacja wynajętego samochodu;
- zwrot samochodu;
- rozliczenie kosztów, które odbywa się przez ustalony w danej wypożyczalni przeliczników kosztów uwzględniający opłatę za wynajem, a także koszty paliwa czy ubezpieczenia.
Jakie dokumenty są potrzebne do wynajmu samochodu na wyjazd służbowy?
Wynajem samochodu to prosty i logiczny proces, z którym z pewnością poradzi sobie każde przedsiębiorstwo chcące zapewnić swoim pracownikom optymalne warunki podczas wyzwania, jakim jest każda podróż służbowa. Jednak warto pamiętać o tym, że wynajem dla firm wiąże z koniecznością przygotowania odpowiednich dokumentów. Chcąc wynająć samochód na firmę, należy przedstawić wypożyczalni dokumenty, takie jak kserokopia zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub odpisu z rejestru KRS oraz kserokopie dokumentów zawierających REGON i NIP.
Jakie są koszty wynajmu samochodu na wyjazd służbowy i jak je obniżyć?
Firmy decydujące się na wynajem samochodu na podróże służbowe, często zastanawiają się, z jakimi kosztami wiąże się korzystanie z usług profesjonalnych wypożyczalni aut. Niestety nie da odpowiedzieć się na to pytanie jednoznacznie, ponieważ cena wynajmu samochodu różni się w zależności od lokalizacji, a także rodzaju samochodu, długości tania najmu i innych czynników. Uogólniając, koszty związane z wynajmem samochodu obejmują opłaty, takie jak:
- podstawowa opłata za wynajem, która naliczana jest dziennie lub tygodniowo;
- opłata za ubezpieczenie od szkód, kradzieży czy kosztów osobistych;
- opłata za zużyte paliwo;
- opłata za dodatkowe usługi, takie jak fotelik dla dziecka, GPS czy dodatkowy kierowca.
Wszystko to może składać się na dość wygórowaną cenę, którą można obniżyć, podejmując świadome i rozsądne decyzje, takie jak wybór wypożyczalni oferującej atrakcyjne ceny oraz oddanie samochodu z pełnym bakiem paliwa, a także ograniczenie zbędnych usług czy zwrócenie uwagi na dodatkowe opłaty związane z nieprzestrzeganiem umowy.